Pelaksanaan Pelatihan
"DATA & MODERN FILE MANAGEMENT"
bagi para Karyawan PT. TELKOM Jakarta
Photo : Pembukaan Acara
Pelatihan " DATA
& MODERN FILE MANAGEMENT"
bagi para Karyawan PT. TELKOM Jakarta
di TELKOM Learning Center-Tomang Jakarta, 18 Juni 2014
Pelatihan
diselenggarakan pada :
Hari &
Tanggal : Rabu-Kamis, 18-19 Juni 2014
Tempat : TELKOM Learning Center-Tomang
Jakarta
Pemateri/Fasilitator : Kanaidi, SE., M.Si & Rendra Trisyanto S,
M.Si, DipComp, IT-ILF,CISA
Jumlah Peserta : 12 orang Karyawan PT. TELKOM
Jakarta
Pelatihan dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
profesionalisme para karyawan dalam memahami implementasi dari konsep
integrasi electronic imaging system
dengan record management system dan
implementasi dari electronic document
management system maka perlu adanya pembekalan berupa
pelatihan Filing Management & Database System (Data & Kearsipan).
Peserta
pelatihan dapat memahami dan menerapkan konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari
proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai
dengan proses pemusnahan dokumen sesuai dengan kaidah, sehingga ketrampilannya meningkat dan
pada akhirnya diharapkan akan memberikan kemudahan/kecepatan untuk menemukan
dokumen pada saat dibutuhkan dan meningkatkan performansi business.
Objective :
Setelah mengikuti pelatihan ini para peserta diharapkan
peserta mampu :
·
Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta
tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan,
penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses
pemusnahan dokumen.
·
Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics
imaging system dan electronics document management system.
·
Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging
system dengan records management system.
·
Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
·
Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
·
Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
·
Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat
pendukungnya.
·
Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi
EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik
untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging
System dan modul Record Management System, lengkap dengan penggunaan scanner,
printer dan kamera digital.
(Photo : Para Peserta yang dengan semangatnya mengikuti
materi pelatihan)
Materi Pelatihan:
·
Definisi
Arsip/Dokumen Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI & Istilah-Istilah
Kearsipan.
|
·
Prosedure
Filing System.
|
·
Pemilihan
Peralatan & Perlengkapan Filing
|
·
Konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records
management system.
|
·
Pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001, termasuk metode penyusutan
& pemusnahan arsip.
|
·
Workshop/Role
Play Penggunaan
software aplikasi EFIDMS
|
Pelatihan dimulai dengan adanya Ice
Breaking yang diikuti dengan Pre-Test
bagi para peserta. Dari hasil Pre-test, setelah
dilakukan penilaian didapati nilai pemahaman rata-rata peserta sekitar 70% (pemahaman
terendah peserta = 60% dan yang tertinggi 80%).
Pelatihan ini berjalan lancar dengan penuh antusiasme peserta untuk
menyimak & mendiskusikan konsep Manajemen Data & Kearsipan serta implementasi
yang telah dan akan mereka lakukan di lapangan/di lingkungan Unit Kerja masing-masing
peserta.
Pertanyaan para peserta berkisar antara lain:
·
Berapa lama suatu arsip bisa ditahan ?.
·
Metode pengarsipan lebih baik Sentralisasi atau Desentralisasi atau
lainnya?.
·
Apakah sebaiknya di tempat kerja peserta perlu dibentuk Unit Kearsipan
sendiri? dan dibutuhkan berapa besar biaya peralatan & perlengkapan untuk
membentuk Unit Kearsipan sendiri tersebut?.
·
Bagaimana cara penghapusan arsip yang manual & elektronik?.
·
Apakah ada sanksi-sanksi hukum bila kita tidak mengikuti prosedur
pengarsipan yang sudah diatur (dengan Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,
Keputusan Direksi, dll)?
·
Adakah contoh-contoh aplikasi dari kearsipan elektronik dan bagaimana cara
mendapatkan software aplikasi tersebut?.
·
Bagaimana tahapan perencanaan Sistem Kearsipan secara elektronik?.
·
Apakah kegiatan kearsipan ini juga termasuk dalam lingkup audit/pemeriksaan,
jika ya, siapa yang akan melakukan audit kearsipan tersebut?
·
dll
Semua
pertanyaan tersebut di atas sudah ditanggapi dengan baik oleh
Pemateri/Fasilitator pada saat pelatihan berlangsung.
(Photo : Antusiasme peserta mengikuti kegiatan Pelatihan)
Pelatihan ini menjadi lebih semarak lagi dengan adanya humor/guyonan segar
dari Pemateri/Narasumber (Kanaidi & Rendra Trisyanto Surya) yang mengena
dan membuat para peserta lebih semangat lagi untuk mengikuti, bahkan minta
tambahan waktu pelatihan (yang menurut mereka layaknya dilaksanakan dalam waktu
sekitar 2 hari lagi untuk praktek lebih lanjut implementasi dari materi
pelatihan).
Sebelum pelatihan ditutup, kepada para peserta juga dilakukan Post-Test. Dari hasil Post-test, setelah dilakukan penilaian didapati
nilai rata-rata peserta sekitar 80%. Ini berati pemahaman peserta atas materi
pelatihan terjadi peningkatan 10% dibandingkan dengan hasil Pre-test di hari sebelumnya (yang hanya rata-rata 70%).
(Photo Bersama Peserta dan
Pemateri/Fasilitator seusai kegiatan Pelatihan)
Setelah mendapatkan materi pelatihan ini, para peserta akan mengamati dan
membandingkan lagi dari konsep manajemen data & kearsipan yang telah
dipelajari dalam pelatihan ini dengan implementasinya di perusahaan/Unit Kerja masing-masing,
serta akan mengusulkan kepada atasan masing-masing guna pembentukan/perbaikan
sistem dan atau Unit Kearsipan di masing-masing
Unit Kerja peserta atas ketidaksesuaian yang ditemukan/ dialami.
INFORMASI
LENGKAP, hubungi :
Kanaidi, SE., M.Si.,
cSAP
HP.
08122353284 – 087822984716 Telp/Fax : 022-4267749
Pin BB :
27CBC148
=============================
